Privacybeleid

1. Inleiding en toepassingsgebied

Dit privacybeleid heeft tot doel u te informeren over de wijze waarop AI-GUST (“AI-GUST”, “wij”, “ons”) uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt via onze website https://www.ai-gust.io en in het kader van uw sollicitatieprocedure. U bent doorgaans een bezoeker van onze Website of een sollicitant (“u”, “uw”). AI-GUST respecteert uw privacy en verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens en uw privacy te beschermen in overeenstemming met de Belgische en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en alle toepasselijke nationale uitvoerings- en aanvullende wetgeving. Wij verzoeken u dit privacybeleid aandachtig te lezen. Het beschrijft niet alleen uw rechten, maar ook de wijze waarop u deze rechten kunt uitoefenen. Door onze Website te gebruiken of door uw persoonsgegevens mee te delen, erkent u de wijze waarop AI-GUST uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Wie zijn wij en hoe kunt u ons contacteren?

AI-GUST is een besloten vennootschap en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de Website en in het kader van de sollicitatieprocedure worden verzameld en verwerkt.

Indien u vragen heeft over dit privacybeleid, uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens door AI-GUST, kunt u ons contacteren via het onderstaande e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de gegevens die u met ons wenst te delen en van de wijze waarop u onze Website gebruikt, kunnen wij verschillende soorten persoonsgegevens verwerken. Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, zal het in het algemeen gaan om persoonsgegevens uit een van de volgende categorieën:

• Identificatie- en contactgegevens (zoals naam en voornaam, telefoonnummer, adres, e- mailadres, enz.);
• Professionele informatie (zoals beroep, onderneming waarvoor u werkt, functietitel, (bedrijfs)adres, ondernemings- en btw-nummer);
• Gebruiksinformatie (zoals informatie over uw gebruik van onze Website, met inbegrip van geschiedenis, logs, datum, tijdstip, locatie, frequentie, duur van de pagina's die u heeft bekeken, toestemmings- voorkeuren, informatie over de door u gegeven toestemming(en) (zoals de datum en het tijdstip van uw toestemming)).

In principe zijn uw persoonsgegevens rechtstreeks van u afkomstig of worden zij automatisch door ons verzameld (in het geval van technische informatie of gebruiksinformatie).

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens, op welke rechtsgrond en hoe lang?

4.1 Algemeen

AI-GUST verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke is de (rechts)persoon die het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt. Dit Artikel 4 beschrijft de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, het soort persoonsgegevens dat wij voor die doeleinden verwerken, de rechtsgrond daarvoor en de termijn gedurende welke wij uw persoonsgegevens bewaren.

Afhankelijk van uw gebruik van de Website, onze diensten, de informatie die u met ons deelt en onze relatie, verwerkt AI-GUST persoonsgegevens voor de doeleinden vermeld in dit Artikel 4 (indien en voor zover van toepassing op uw situatie). Houd er rekening mee dat onze Website, onze diensten en onze sollicitatieprocedure kunnen evolueren en dat er van tijd tot tijd functionaliteiten aan onze Website en diensten kunnen worden toegevoegd. In dat geval zullen wij de onderstaande tabel waar nodig bijwerken in overeenstemming met Artikel 14 en zal uw bijkomende toestemming (indien en voor zover vereist) worden gevraagd.

Voor bepaalde verwerkingsdoeleinden heeft AI-GUST uw toestemming nodig. De toestemming die u geeft, is steeds vrij en u heeft het recht ze op elk ogenblik in te trekken. U kunt uw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar info@ai-gust.io. De intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de verwerking van persoonsgegevens vóór die intrekking, noch aan onze verwerkingsactiviteiten die op een andere rechtsgrond zijn gebaseerd.

4.2 Websitebezoekers

AI-GUST kan persoonsgegevens van Websitebezoekers verwerken voor de volgende doeleinden:

4.3 Sollicitanten

AI-GUST kan persoonsgegevens van sollicitanten verwerken voor de volgende doeleinden:

4.4 Websitebezoekers en sollicitanten

AI-GUST kan persoonsgegevens van Websitebezoekers en sollicitanten verwerken voor de volgende doeleinden:

Voor meer details over de bewaartermijn kunt u steeds een e-mail sturen naar: info@ai-gust.io

5. Persoonsgegevens van derden

Indien u ons persoonsgegevens van derden meedeelt, garandeert u dat u deze derden hierover heeft geïnformeerd en dat u het recht heeft hun persoonsgegevens aan AI-GUST mee te delen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

6. Cookies

Onze Website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons cookiebeleid

7. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

AI-GUST kan uw persoonsgegevens, voor zover vereist voor de doeleinden vermeld in Artikel 4, delen met:

• externe dienstverleners (zoals IT-dienstverleners, beveiligingsdienstverleners, leveranciers, aanbieders van communicatie- en andere software of hostingproviders);
• professionele adviseurs (zoals advocaten, accountants of bedrijfsrevisoren);
• toezichthoudende autoriteiten; en
• derden aan wie wij (een deel van) onze aandelen, onderneming of activa wensen of verkiezen te verkopen, over te dragen of mee te fuseren.

Op verzoek zal AI-GUST u zo spoedig mogelijk na het verzoek informeren over de derden met wie uw persoonsgegevens werden gedeeld, door u een meer gedetailleerde lijst te bezorgen. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken indien de wet dit vereist, of indien wij te goeder trouw menen dat een dergelijke bekendmaking noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijk onderzoek, een rechterlijk bevel of een gerechtelijke procedure en/of om onze rechten te verdedigen of te vrijwaren.

Verwerkers van AI-GUST handelen steeds onder de verantwoordelijkheid van AI-GUST. Wij zorgen er steeds voor dat passende beschermingsmaatregelen worden genomen wanneer wij uw persoonsgegevens aan derden doorgeven. Indien AI-GUST een beroep doet op verwerkers, gebeurt dit steeds op basis van een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten van de AVG. Wij verplichten al onze verwerkers om passende technische en organisatorische maatregelen (met inbegrip van beveiligingsmaatregelen) te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij staan onze verwerkers niet toe uw persoonsgegevens voor eigen doeleinden te gebruiken. Indien wij uw persoonsgegevens bekendmaken zoals hierboven beschreven, zullen wij passende waarborgen invoeren om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Uw persoonsgegevens worden enkel ter beschikking gesteld van verwerkers, werknemers en andere derden op basis van het “need-to-know”-principe, beperkt tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten.

8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan landen buiten de EER?

In principe geeft AI-GUST uw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte ("EER"), tenzij u zich buiten de EER bevindt (en onze Website bezoekt, onze diensten gebruikt of anderszins persoonsgegevens verstrekt vanuit een land buiten de EER). Het is mogelijk dat AI-GUST – via haar verwerkers – uw persoonsgegevens wel doorgeeft aan landen buiten de EER. In dat geval zal AI-GUST uw persoonsgegevens enkel buiten de EER doorgeven in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en mits passende waarborgen.

Neem contact met ons op indien u meer informatie wenst over het (de) specifieke mechanisme(n) dat (die) wordt (worden) gebruikt bij de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER.

9. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

AI-GUST zet zich in om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig zijn en levert redelijke en passende inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat in overeenstemming is met de AVG. AI-GUST heeft maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, misbruik, ongeoorloofde wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Neem contact met ons op indien u meer informatie wenst over de specifieke genomen maatregelen.

Ondanks de bovenstaande maatregelen die wij nemen, dient u zich ervan bewust te zijn dat er steeds risico's verbonden zijn aan het verzenden van persoonsgegevens via het internet. De beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens kunnen nooit volledig worden gegarandeerd, en wij kunnen evenmin garanderen dat onbevoegde derden er nooit in zullen slagen die maatregelen te omzeilen of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken.

10. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is om de doeleinden te verwezenlijken die zijn bepaald in artikel 4 van dit privacybeleid, met inbegrip van het voldoen aan wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige of rapporteringsvereisten. Wij kunnen uw persoonsgegevens langer bewaren in geval van een klacht of indien wij redelijkerwijs menen dat er een geschil zou kunnen ontstaan met betrekking tot onze relatie met u.

Nadien is het nog mogelijk dat uw persoonsgegevens terug te vinden zijn in onze back-ups of archieven, maar zij worden niet langer actief verwerkt in een bestand. Dergelijke back-ups of archieven worden automatisch verwijderd in overeenstemming met ons back-up- en archiveringsbeleid.

De toepasselijke bewaartermijnen zijn opgenomen in de tabel onder Artikel 4.

11. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Binnen de grenzen bepaald in de artikelen 15 tot 22 van de AVG beschikt u over de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage en informatie: u heeft het recht om van ons uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens, om inzage te krijgen in die persoonsgegevens en in de wijze waarop en de reden waarom ze worden verwerkt, alsook om een kopie van die gegevens te ontvangen.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie van uw persoonsgegevens te verkrijgen of ons te verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen wanneer u vaststelt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens over u verwerken.
• Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”): u heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen.
• Recht op beperking: u heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en om die persoonsgegevens over te dragen (of te laten overdragen) aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht om, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.

De uitoefening van deze rechten is in principe kosteloos. Enkel in geval van onredelijke of herhaalde verzoeken kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen. AI-GUST zal u op de hoogte brengen van de toepasselijke vergoeding voordat deze wordt aangerekend.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar: info@ai-gust.io

Vermeld in uw verzoek duidelijk welk recht u wenst uit te oefenen, zodat wij u zo efficiënt mogelijk kunnen helpen. Houd er rekening mee dat wij u in sommige gevallen kunnen vragen om meer informatie over uzelf te verstrekken, om er zeker van te zijn dat wij met de juiste persoon te maken hebben.

Indien u ons contacteert om uw rechten uit te oefenen, zullen wij binnen één maand antwoorden. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot 3 maanden), maar in dat geval zullen wij u binnen 1 maand informeren over de redenen daarvan.

12. Uw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Indien en voor zover voorzien in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden), indien u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke regelgeving. In België is de bevoegde autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (“Gegevensbeschermingsautoriteit”, “Autorité de protection des données”):

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel, België
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

Wij zouden het echter op prijs stellen de kans te krijgen om uw bezorgdheden te behandelen voordat u zich tot de autoriteit wendt; neem dus in eerste instantie contact met ons op.

13. Links naar derden

Onze Website kan links bevatten naar websites en/of applicaties van derden. AI-GUST is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en applicaties en is niet verantwoordelijk voor de privacynormen en -praktijken van deze derden. Wij raden u aan het relevante privacybeleid van deze derden en hun websites te lezen voordat u hun cookies aanvaardt en hun website bezoekt, om u ervan te vergewissen dat uw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn. Niettemin streven wij ernaar de integriteit van onze Website te beschermen en verwelkomen wij alle feedback over deze websites en/of applicaties.

14. Wijzigingen aan dit privacybeleid

AI-GUST kan dit privacybeleid op elk ogenblik wijzigen. Alle wijzigingen die wij aan ons privacybeleid aanbrengen, zullen op de Website worden vermeld en kunnen, wanneer dit evenredig is en in verhouding staat tot het belang van de wijzigingen, per e-mail aan u worden meegedeeld of bij uw volgende bezoek aan de Website onder uw aandacht worden gebracht. De datum van de laatst gewijzigde versie wordt onderaan het privacybeleid vermeld. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van wijzigingen die op u van invloed kunnen zijn.

Gewijzigde versies van dit privacybeleid treden in werking 10 dagen na hun publicatie op de Website en/of een andere vorm van bekendmaking en zullen, indien nodig, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd indien dit vereist is krachtens de toepasselijke wetgeving, tenzij dergelijke wijzigingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke vereiste. In dat laatste geval treden dergelijke wijzigingen onmiddellijk in werking.

15. Aansprakelijkheid

Indien AI-GUST uw persoonsgegevens rechtmatig heeft doorgegeven aan een derde (die niet haar verwerker is), is AI-GUST niet aansprakelijk voor enige onrechtmatige verwerking of onrechtmatig gebruik door die derde.

AI-GUST is in elk geval enkel aansprakelijk voor de schade die door de verwerking van persoonsgegevens is veroorzaakt indien zij haar specifieke verplichtingen krachtens de AVG niet is nagekomen, en onze aansprakelijkheid zal niet hoger zijn dan een bedrag gelijk aan de bedragen die onze verzekeraar daadwerkelijk heeft uitbetaald voor het schadeverwekkende feit. AI-GUST is in geen geval aansprakelijk voor bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgverliezen of -schade.

De voorgaande uitsluitingen en beperkingen zijn slechts van toepassing in de mate maximaal toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

16. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Dit privacybeleid wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht.

De rechtbanken van Leuven zijn exclusief bevoegd om kennis te nemen van elk geschil dat kan ontstaan uit de interpretatie of uitvoering van dit privacybeleid, onverminderd het recht van de consument om een geschil voor te leggen aan een bevoegde rechtbank op grond van een dwingende wettelijke bepaling.